Facturation électronique obligatoire : guide pratique

Une réforme structurante pour la gestion des factures

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique ne se limite pas à un simple PDF envoyé par e-mail. Il s’agit d’un document émis, transmis et reçu exclusivement sous un format structuré, conforme aux normes définies par l’administration fiscale.

Ce format permet une lecture automatisée des données par les logiciels comptables et les plateformes publiques ou privées. Des standards comme Factur-X, UBL ou CII sont aujourd’hui reconnus. Ils garantissent la conformité technique des documents.

Autrement dit, une facture scannée ou convertie en PDF ne constitue pas une facture électronique au sens légal. Seules les factures créées nativement dans un format structuré et transmises via une plateforme agréée sont valables.

Objectifs poursuivis par la réforme

Cette réforme vise à moderniser les échanges comptables et repose sur plusieurs objectifs :

• Lutter contre la fraude à la TVA grâce à une transmission automatique des données.
• Simplifier les obligations fiscales, facilitant le pré-remplissage des déclarations.
• Réduire les coûts de traitement en éliminant les étapes manuelles.
• Améliorer la trésorerie des entreprises, en accélérant la réception et le traitement des factures.
• Renforcer la compétitivité des petites structures.

La facturation électronique allège la charge administrative tout en améliorant la transparence fiscale.

Le rôle du e-reporting

À quoi sert le e-reporting ?

Le e-reporting devient obligatoire en complément de la facturation électronique. Il concerne les opérations qui ne relèvent pas de la facturation électronique, comme les ventes à des particuliers (B2C), les exportations ou certaines prestations exonérées de TVA.

Avec le e-reporting, les entreprises devront transmettre certaines données de transaction à l’administration fiscale via la même plateforme utilisée pour les factures électroniques.

Ce dispositif permet à l’État de surveiller l’activité économique et d’automatiser les contrôles en temps réel, même pour les opérations hors du champ de la facturation électronique.

Quelles données doivent être transmises ?

Les entreprises devront transmettre des informations précises sur chaque transaction concernée. Ces données incluent :

• La date et le montant de l’opération.
• La TVA facturée.
• Le type de transaction (vente de biens ou prestation de services).
• La devise utilisée.
• Les taux de TVA appliqués.

Ces données seront envoyées via la plateforme utilisée pour les factures électroniques, ce qui réduit le risque d’erreur et facilite la conformité.

Facturation électronique obligatoire : entreprises concernées et calendrier d’application

Quelles entreprises sont concernées ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille ou leur statut juridique, doivent se conformer à la réforme. Cela inclut :

• Les grandes entreprises.
• Les ETI (entreprises de taille intermédiaire).
• Les PME.
• Les micro-entreprises.
• Les structures bénéficiant de la franchise en base de TVA.

En résumé, toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures dans le cadre d’activités B2B en France sont concernées par l’obligation.

Quelles opérations sont visées ?

La réforme s’applique uniquement aux transactions domestiques entre entreprises établies en France, couvrant :

• La vente de biens.
• Les prestations de services.
• Les acomptes liés à ces opérations.

Cependant, la réforme exclut certaines opérations, comme :

• Les ventes à des particuliers (B2C).
• Les échanges avec des clients étrangers (exportations, intra-communautaire).
• Certains secteurs spécifiques (santé, enseignement, immobilier, assurance, etc.).

Les entreprises doivent identifier les flux concernés pour adapter leur organisation.

Un calendrier progressif

L’État prévoit un calendrier en deux étapes :

• À partir du 1er septembre 2026 : toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI devront aussi émettre leurs factures électroniquement.
• À partir du 1er septembre 2027 : l’obligation d’émission de factures électroniques s’étendra aux PME et micro-entreprises.

Il est donc crucial d’anticiper ces échéances pour rester conforme.

Quelles règles pour l’outre-mer ?

Certaines entreprises des territoires ultramarins devront aussi appliquer la réforme, comme en Martinique, Guadeloupe et La Réunion, où la TVA est applicable. Elles suivront le même calendrier que les entreprises métropolitaines.

Cependant, des territoires comme la Guyane, Mayotte ou la Polynésie française ne sont pas concernés par la réforme. Néanmoins, les entreprises basées en métropole et facturant vers ces zones devront transmettre certaines données via le e-reporting.

Fonctionnement de la facturation électronique obligatoire

Choisir une plateforme pour émettre et recevoir ses factures

Chaque entreprise devra utiliser une plateforme agréée par l’État pour émettre et recevoir ses factures électroniques. Trois types de plateformes sont disponibles :

• Le Portail Public de Facturation (PPF), gratuit, proposé par l’administration.
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), offrant des services avancés.
• Les Opérateurs de Dématérialisation (OD), facilitant la transition vers le format électronique.

L’entreprise choisira une plateforme, la déclarera à l’administration fiscale et l’utilisera pour centraliser ses flux de facturation. L’envoi direct par e-mail ne sera plus autorisé.

Formats acceptés et mentions obligatoires

Les factures doivent respecter un format structuré. Les formats reconnus sont :

• Factur-X (hybride : lisible par l’humain et la machine),
• UBL,
• CII.

Les factures PDF ou scannées ne sont plus acceptées. Elles ne permettent pas l’extraction automatique des données nécessaires.

Certaines mentions obligatoires doivent apparaître sur chaque facture, comme le numéro SIREN du client, l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation, et la nature de l’opération (biens, services, ou les deux).

Sécurisation et archivage des factures

Les factures doivent être sécurisées avec un cachet électronique qualifié, qui fonctionne comme une signature numérique pour garantir l’authenticité et éviter toute modification non autorisée. Elles doivent être archivées sous format numérique pendant une période de 6 à 10 ans, selon la nature de l’opération.

Se préparer à la transition et éviter les sanctions

Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

Les entreprises qui ne respectent pas l’obligation de facturation électronique ou de e-reporting s’exposent à des sanctions financières :

• 15 € par facture non émise sous un format électronique conforme.
• 250 € par transmission manquante dans le cadre du e-reporting.

Ces pénalités sont plafonnées à 15 000 € par an. Il existe une tolérance pour la première infraction, permettant une phase d’adaptation.

Pourquoi anticiper ?

Anticiper permet de :

• S’adapter aux exigences techniques.
• Tester les outils et flux.
• Former les équipes.

En anticipant, vous serez prêt pour la réforme sans perturbation dans votre gestion de facturation.

Étapes clés de la préparation

• Analyser les flux de facturation.
• Choisir une plateforme agréée.
• Adapter les outils internes.
• Former les collaborateurs.
• Tester la nouvelle organisation.

En suivant ce plan d’action, vous serez prêts pour la réforme, tout en améliorant la performance de votre gestion comptable.